E-shop, který nepřepisuje objednávky do účetnictví
Napojení WooCommerce na účetní systém vypadá jako jeden export. Ve skutečnosti řešíte ceny, sklady, měny a DPH. Na tohle si dát pozor.
Spousta e-shopů funguje tak, že objednávky chodí na web a někdo je pak ručně přepisuje do účetnictví. U pár objednávek denně to jde. Jakmile e-shop roste, stává se z toho celá pracovní pozice a s ní přicházejí chyby.
Na napojení WooCommerce na účetní systém POHODA jsem si ověřil, že samotný přenos objednávky je ta jednodušší část. Složité je všechno kolem.
Ceny pro různé zákazníky
Velkoobchodní zákazníci mají jiné ceny než maloobchod a často i vlastní cenové hladiny. Ty už obvykle žijí v účetním systému. Nejhorší, co můžete udělat, je udržovat je ručně na dvou místech. Lepší je brát účetnictví jako zdroj pravdy a cenové hladiny do e-shopu pravidelně importovat, třeba z XML exportu.
Sklad, který není v e-shopu
Když zboží leží v externím skladu, e-shop musí vědět, kolik ho opravdu je. Synchronizace skladu musí běžet často a musí počítat s tím, že se mezitím něco prodá. Jinak prodáváte zboží, které nemáte.
Měny a DPH
Přepínání na eura vypadá jako přepočet kurzem. Pak zjistíte, že kromě cen zboží je potřeba převést i dopravu a platbu, že zaokrouhlování v e-shopu a v účetnictví se liší a že DPH počítané z různých cenových hladin nemusí sedět o haléře. Tyhle rozdíly je lepší vyřešit při návrhu než při první kontrole účetnictví.
Co si z toho vzít
- Určete jeden zdroj pravdy pro ceny, sklad a zákazníky.
- Testujte na skutečných objednávkách, ne na ukázkových datech.
- Hlídejte okrajové případy: slevy, vratky, dopravu v cizí měně, zaokrouhlení.
- Počítejte s tím, že se něco rozbije, a nastavte upozornění, které vám o tom řekne dřív než zákazník.
Dobře udělaná integrace je nudná. Běží na pozadí a nikdo o ní neví. Přesně tak to má být.