Sklep internetowy bez przepisywania zamówień do księgowości

Wiele sklepów internetowych działa tak, że zamówienia spływają przez stronę, a potem ktoś ręcznie przepisuje je do księgowości. Przy kilku zamówieniach dziennie da się tak żyć. Gdy sklep rośnie, robi się z tego cały etat, a razem z nim przychodzą błędy.

Przy łączeniu WooCommerce z systemem księgowym POHODA przekonałem się, że samo przesłanie zamówienia to ta łatwiejsza część. Trudne jest wszystko dookoła.

Ceny dla różnych klientów

Klienci hurtowi mają inne ceny niż detaliczni, a często także własne poziomy cenowe. Te zwykle są już w systemie księgowym. Najgorsze, co możecie zrobić, to utrzymywać je ręcznie w dwóch miejscach. Lepiej traktować księgowość jako źródło prawdy i regularnie importować poziomy cenowe do sklepu, na przykład z eksportu XML.

Magazyn poza sklepem

Kiedy towar leży w zewnętrznym magazynie, sklep musi wiedzieć, ile go naprawdę jest. Synchronizacja stanów musi działać często i musi uwzględniać to, że w międzyczasie coś się sprzeda. Inaczej sprzedajecie towar, którego nie macie.

Waluty i VAT

Przełączenie na euro wygląda jak przeliczenie po kursie. Potem okazuje się, że oprócz cen towarów trzeba przeliczyć też dostawę i płatność, że zaokrąglanie w sklepie i w księgowości się różni i że VAT liczony z różnych poziomów cenowych może nie zgadzać się o grosze. Te różnice lepiej rozwiązać na etapie projektu niż przy pierwszej kontroli księgowości.

Co z tego wynieść

• Ustalcie jedno źródło prawdy dla cen, stanów magazynowych i klientów.
• Testujcie na prawdziwych zamówieniach, a nie na danych przykładowych.
• Pilnujcie przypadków brzegowych: rabatów, zwrotów, dostawy w obcej walucie, zaokrągleń.
• Liczcie się z tym, że coś się zepsuje, i ustawcie powiadomienie, które powie wam o tym wcześniej niż klient.

Dobrze zrobiona integracja jest nudna. Działa w tle i nikt o niej nie wie. Dokładnie tak ma być.